1Responsable du traitement
Le traitement des données décrit ci-dessous est réalisé par le cabinet de kinésithérapie qui exploite l'application SomaLynk. Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits, contactez philippetadger@gmail.com.
2Données collectées
- Identité — nom, prénom, numéro de registre national (NISS), date de naissance, sexe, langue, adresse, téléphone, e-mail
- Coordonnées de contact — adresse postale, téléphone, e-mail, personne de contact
- Données de santé et de traitement — notes de séance, zones traitées, scores cliniques, diagnostic, prescriptions médicales et documents associés
- Données de rendez-vous — dates, heures, statut des séances, historique de calendrier
- Données de facturation et de paiement — codes de nomenclature INAMI, montants, factures, moyens de paiement
- Données de connexion — horodatage des connexions, adresse IP, journal d'accès aux dossiers
3Finalités du traitement
- Assurer le suivi et la dispensation des soins de kinésithérapie
- Respecter les obligations légales de facturation auprès de l'INAMI et des mutualités
- Gérer les rendez-vous et l'organisation du cabinet
- Assurer une communication sécurisée avec les patients (portail, rappels, notifications)
4Base légale
- Exécution du contrat de soins conclu avec le patient
- Obligations légales (nomenclature INAMI, comptabilité, conservation des dossiers de santé)
- Consentement du patient, lorsque celui-ci est requis (par exemple pour certaines communications)
5Durée de conservation
Les dossiers de santé sont conservés conformément aux obligations légales belges de conservation applicables aux professions de santé. Les données comptables et de facturation sont conservées conformément à la législation comptable en vigueur. Au-delà de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.
6Partage des données
SomaLynk ne vend aucune donnée personnelle et n'utilise aucun outil publicitaire ou traceur d'analyse comportementale. Les données ne sont partagées qu'avec :
- Les organismes assureurs (INAMI, mutualités) dans le cadre strict des obligations de facturation
- Un prestataire de comptabilité (Billit) pour la tenue des comptes du cabinet
- Des prestataires techniques d'hébergement, soumis à des garanties contractuelles conformes au RGPD
7Notifications push
Lorsque l'application mobile envoie une notification push, le contenu de celle-ci reste générique (par exemple : « Vous avez un nouveau message »). Aucun détail de santé, aucun nom de patient ni aucune information clinique ne transite par les serveurs des fournisseurs de notifications push.
8Vos droits (RGPD)
Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès à vos données
- Droit de rectification des données inexactes
- Droit à l'effacement, dans les limites des obligations légales de conservation
- Droit à la portabilité de vos données
- Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente : l' Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be)
Pour exercer ces droits, contactez philippetadger@gmail.com.
9Google Agenda (connexion facultative)
Si vous choisissez de connecter votre Google Agenda, SomaLynk demande à Google uniquement
l'autorisation de gérer les événements de votre agenda
(calendar.events). Nous l'utilisons pour inscrire dans votre agenda les
rendez-vous et les périodes d'indisponibilité que vous créez dans SomaLynk, pour les
modifier ou les supprimer lorsque vous les changez, pour lire les événements des semaines
que vous consultez afin d'afficher votre horaire et de refuser une réservation sur un
créneau déjà occupé, et — uniquement à votre demande explicite, événement par événement,
depuis une boîte de dialogue de confirmation — pour supprimer un événement de cet agenda,
y compris un événement que vous avez créé dans Google plutôt que dans SomaLynk. Nous ne
lisons, ne stockons et ne traitons ces événements à aucune autre fin, nous ne les
partageons jamais avec des tiers, et nous ne les utilisons ni à des fins publicitaires ni
pour entraîner un quelconque modèle. Le jeton d'accès est stocké chiffré et il est
supprimé, avec la connexion, dès que vous déconnectez Google Agenda dans les Réglages —
vous pouvez aussi le révoquer à tout moment depuis votre propre compte Google. La
connexion est entièrement facultative : SomaLynk fonctionne pleinement sans elle.
1Verwerkingsverantwoordelijke
De hieronder beschreven gegevensverwerking wordt uitgevoerd door de kinesitherapiepraktijk die de SomaLynk-applicatie beheert. Voor vragen over dit beleid of over de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via philippetadger@gmail.com.
2Verzamelde gegevens
- Identiteit — naam, voornaam, rijksregisternummer (NISS), geboortedatum, geslacht, taal, adres, telefoon, e-mail
- Contactgegevens — postadres, telefoon, e-mail, contactpersoon
- Gezondheids- en behandelgegevens — sessienotities, behandelde zones, klinische scores, diagnose, medische voorschriften en bijbehorende documenten
- Afspraakgegevens — data, uren, sessiestatus, agendageschiedenis
- Facturatie- en betaalgegevens — RIZIV-nomenclatuurcodes, bedragen, facturen, betaalmiddelen
- Verbindingsgegevens — tijdstip van aanmelding, IP-adres, toegangslogboek van de dossiers
3Doeleinden van de verwerking
- Verzekeren van de opvolging en verstrekking van kinesitherapeutische zorg
- Naleven van de wettelijke facturatieverplichtingen tegenover het RIZIV en de ziekenfondsen
- Beheren van afspraken en de organisatie van de praktijk
- Verzekeren van beveiligde communicatie met patiënten (portaal, herinneringen, meldingen)
4Rechtsgrond
- Uitvoering van de zorgovereenkomst met de patiënt
- Wettelijke verplichtingen (RIZIV-nomenclatuur, boekhouding, bewaring van gezondheidsdossiers)
- Toestemming van de patiënt, waar vereist (bijvoorbeeld voor bepaalde communicatie)
5Bewaartermijn
Gezondheidsdossiers worden bewaard overeenkomstig de Belgische wettelijke bewaarverplichtingen voor zorgverleners. Boekhoud- en facturatiegegevens worden bewaard overeenkomstig de geldende boekhoudwetgeving. Na afloop van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
6Delen van gegevens
SomaLynk verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt geen advertentietools of trackers voor gedragsanalyse. Gegevens worden enkel gedeeld met:
- De verzekeringsinstellingen (RIZIV, ziekenfondsen) binnen het strikte kader van de facturatieverplichtingen
- Een boekhouddienstverlener (Billit) voor de boekhouding van de praktijk
- Technische hostingproviders, gebonden door contractuele waarborgen conform de AVG
7Pushmeldingen
Wanneer de mobiele applicatie een pushmelding verstuurt, blijft de inhoud ervan generiek (bijvoorbeeld: "U heeft een nieuw bericht"). Geen enkel gezondheidsdetail, geen patiëntennaam en geen klinische informatie passeert via de servers van de aanbieders van pushmeldingen.
8Uw rechten (AVG)
U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage in uw gegevens
- Recht op verbetering van onjuiste gegevens
- Recht op gegevenswissing, binnen de grenzen van de wettelijke bewaarverplichtingen
- Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
- Recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit: de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be)
Om deze rechten uit te oefenen, neem contact op via philippetadger@gmail.com.
9Google Agenda (optionele koppeling)
Als u ervoor kiest uw Google Agenda te koppelen, vraagt SomaLynk aan Google uitsluitend
toestemming om de gebeurtenissen in uw agenda te beheren (calendar.events).
Wij gebruiken die toestemming om de afspraken en de onbeschikbare periodes die u in
SomaLynk aanmaakt naar uw agenda te schrijven, om ze bij te werken of te verwijderen
wanneer u ze wijzigt, om de gebeurtenissen te lezen in de weken die u bekijkt zodat wij uw
planning kunnen tonen en een boeking kunnen weigeren voor een tijdslot waarin u al bezet
bent, en — uitsluitend op uw uitdrukkelijke vraag, gebeurtenis per gebeurtenis, vanuit een
bevestigingsvenster — om een gebeurtenis in die agenda te verwijderen, ook een die u zelf
in Google en niet in SomaLynk hebt aangemaakt. Wij lezen, bewaren of verwerken deze
gebeurtenissen voor geen enkel ander doel, wij delen ze nooit met derden, en wij gebruiken
ze niet voor reclame of om enig model te trainen. Het toegangstoken wordt versleuteld
opgeslagen en wordt samen met de koppeling verwijderd zodra u Google Agenda ontkoppelt in
de Instellingen — u kunt het ook op elk moment intrekken vanuit uw eigen Google-account.
De koppeling is volledig optioneel: SomaLynk werkt volledig zonder.
1Data controller
The processing described below is carried out by the physiotherapy practice operating the SomaLynk application. For any question about this policy or about exercising your rights, contact philippetadger@gmail.com.
2Data collected
- Identity — surname, first name, national register number (NISS), date of birth, sex, language, address, phone, e-mail
- Contact details — postal address, phone, e-mail, contact person
- Health and treatment data — session notes, treated areas, clinical scores, diagnosis, medical prescriptions and related documents
- Appointment data — dates, times, session status, calendar history
- Billing and payment data — INAMI nomenclature codes, amounts, invoices, payment methods
- Connection data — login timestamps, IP address, record-access log
3Purposes of processing
- Providing and following up physiotherapy care
- Meeting legal billing obligations towards INAMI and the mutual health insurers
- Managing appointments and the organisation of the practice
- Ensuring secure communication with patients (portal, reminders, notifications)
4Legal basis
- Performance of the healthcare contract concluded with the patient
- Legal obligations (INAMI nomenclature, accounting, retention of health records)
- The patient's consent, where required (for example for certain communications)
5Retention period
Health records are retained in accordance with the Belgian legal retention obligations applicable to healthcare professionals. Accounting and billing data are retained in accordance with the accounting legislation in force. Beyond these periods, data are deleted or anonymised.
6Data sharing
SomaLynk sells no personal data and uses no advertising tools or behavioural-analytics trackers. Data are shared only with:
- The insurance institutions (INAMI, mutual health insurers) within the strict scope of billing obligations
- An accounting provider (Billit) for the practice's bookkeeping
- Technical hosting providers, bound by contractual safeguards compliant with the GDPR
7Push notifications
When the mobile application sends a push notification, its content remains generic (for example: "You have a new message"). No health detail, no patient name and no clinical information transits through the push-notification providers' servers.
8Your rights (GDPR)
You have the following rights over your personal data:
- Right of access to your data
- Right to rectification of inaccurate data
- Right to erasure, within the limits of legal retention obligations
- Right to data portability
- Right to lodge a complaint with the competent supervisory authority: the Belgian Data Protection Authority (dataprotectionauthority.be)
To exercise these rights, contact philippetadger@gmail.com.
9Google Calendar (optional connection)
If you choose to connect your Google Calendar, SomaLynk asks Google only for permission to
manage events on your calendar (calendar.events). We use it to write the
appointments and unavailable periods you create in SomaLynk to your calendar, to update or
remove them when you change them, to read events in the weeks you are viewing so that we
can show your schedule and refuse a booking for a slot you are already busy in, and — only
when you explicitly ask for it, event by event, from a confirmation dialog — to delete an
event on that calendar, including one you created in Google itself rather than in SomaLynk.
We do not read, store or process events for any other purpose, we never share this data
with third parties, and we do not use it for advertising or to train any model. The access
token is stored encrypted and is deleted, along with the connection, as soon as you
disconnect Google Calendar in Settings — you can also revoke it at any time from your own
Google account. Connecting is entirely optional; SomaLynk works fully without it.
SomaLynk's use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.